DISPOSICIÓN N° 112/2025
RÍO GALLEGOS, 10 de septiembre de 2025.-
V I S T O :
El Expediente EX-2025-00022508- -SANTACRUZ-DGDYRLJGM, elevado por la Jefatura de Gabinete de Ministros y;
CONSIDERANDO:
Que, con fecha 22 de febrero de 2024, se dictó el Decreto N° 0137/24, que aprobó la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) en la Administración Pública Provincial. Dicho decreto establece que su funcionamiento debe ser seguro, eficiente y compatible con otros sistemas;
Que, en cumplimiento del Artículo 2º del Decreto N° 0137/24, se designó a los funcionarios que actuarán como Administradores Locales del sistema;
Que, en el ejercicio de las facultades conferidas por las normativas vigentes, la Autoridad de Aplicación ha proporcionado capacitaciones a las diferentes áreas de los organismos públicos, tanto de forma presencial como a través de un campus virtual, respetando los estándares tecnológicos y la seguridad jurídica;
Que ha tomado intervención de competencia la Dirección Provincial de Asesoría Legal de la Jefatura de Gabinete;
Que la presente se dicta en virtud de las facultades conferidas por el Artículo 8° del Decreto N° 0137/24 para emitir las normativas operativas necesarias para la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE);
Por ello y atento al dictamen DPAL-JGM N° 112/2025;
LA SECRETARÍA DE ESTADO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA
D I S P O N E :
Artículo 1°: APROBAR el Reglamento para el uso del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), en la Administración Pública Provincial el que como Anexo I forma parte integrante de la presente, en un todo y de conformidad a los considerandos expuestos.
Artículo 2° - ESTABLÉCESE que la presente norma entrará en vigencia a partir del día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Provincia de la provincia de Santa Cruz.
Artículo 3°: PASE a la Jefatura de Gabinete de Ministros (Secretaría de Estado de Modernización e Innovación Tecnológica) tomen conocimiento, Ministerios, entes Centralizados, entes Descentralizados y autárquicos, dese al Boletín Oficial y, cumplido con las debidas constancias, ARCHÍVESE.-
ANEXO I:
REGLAMENTO DE USO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE)
TÍTULO I: USO DEL SISTEMA
CAPÍTULO I: ALCANCE
ARTÍCULO 1° - Alcance: Este reglamento establece las pautas para la iniciación, tramitación, registro y archivo de documentos, comunicaciones oficiales, expedientes electrónicos y otras actuaciones administrativas gestionadas a través del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
ARTÍCULO 2° - Gestión de actuaciones en GDE: Toda actuación en formato electrónico será gestionada mediante los siguientes módulos del sistema GDE, así como aquellos que se incorporen en el futuro:
- Escritorio Único (EU): Interfaz que permite acceder a todos los módulos y muestra un resumen de tareas pendientes.
- Expediente Electrónico (EE): Facilita la caratulación, vinculación de documentos, trámites y consultas de expedientes.
- Comunicaciones Oficiales (CCOO): Permite generar, registrar, circular y archivar documentos oficiales comunicables.
- Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO): De uso obligatorio para la elaboración y firma de todos los documentos oficiales del Poder Ejecutivo Provincial.
CAPÍTULO II: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA
ARTÍCULO 3° - Responsables: La administración del sistema GDE estará a cargo de:
- Una Administración Central, dependiente de la Secretaría de Modernización e Innovación Tecnológica (SEMIT).
- Administradores Locales, designados por cada uno de los organismos e instituciones del Poder Ejecutivo Provincial.
- Líderes Coordinadores, designados por cada uno de los organismos e instituciones del Poder Ejecutivo Provincial.
ARTÍCULO 4° - Funciones de la Administración Central: La Administración Central del sistema GDE tiene las siguientes funciones:
- Garantizar la disponibilidad, seguridad y resguardo de la información del sistema.
- Generar la estructura inicial de los organismos e instituciones.
- Dar altas y bajas de usuarios, sellos de autoridades jerárquicas y tipos de documentos.
- Habilitar permisos de Administración Local y permisos especiales.
- Brindar asistencia a los Administradores Locales.
- Generar y administrar los tipos de trámites habilitados.
- Parametrizar los trámites y tener el control total del sistema.
- Realizar cualquier otra tarea necesaria para la implementación y el funcionamiento del GDE.
ARTÍCULO 5° - Funciones de los Administradores Locales: Los Administradores Locales del sistema GDE tienen las siguientes funciones:
- Habilitar a los usuarios que administra.
- Administrar y modificar usuarios y sectores dentro de sus reparticiones, según las solicitudes recibidas y sin tomar decisiones.
- Asignar los niveles de autorización operativa, conforme a las pautas establecidas por la Administración Central.
- Gestionar el alta, modificación y baja de sectores en las reparticiones que supervisa.
- Brindar asistencia inicial a los usuarios de las reparticiones que administra.
- Recibir información de las áreas de recursos humanos sobre las modificaciones de los usuarios.
- Coordinar la habilitación de usuarios y pueden realizar modificaciones dentro de sus reparticiones, informando a la administración central sobre perfiles y modificaciones mayores.
ARTÍCULO 6° - Funciones de los Líderes Coordinadores: Los Líderes Coordinadores del sistema GDE tienen las siguientes funciones:
- Actuar como el máximo referente del organismo para la implementación de GDE.
- Gestionar la coordinación entre su organismo y la Secretaría de Modernización e Innovación Tecnológica.
- Coordinar las capacitaciones y gestionar las nuevas solicitudes de usuarios y trámites.
- Relevar las necesidades y trámites del organismo.
- Relevar las estructuras orgánicas basándose en los documentos legales y normas vigentes.
- Participar en la Comisión de Trabajo de Colaboración, Planificación y Coordinación en representación de su organismo.
ARTÍCULO 7° - Cantidad de Responsables:
- La cantidad de Administradores Locales varía por organismo.
- La cantidad de Líderes Coordinadores es de 1 como mínimo.
CAPÍTULO III: ESTRUCTURA DE REPARTICIONES Y USUARIOS
ARTÍCULO 8° - Definiciones: Se entiende por "repartición" a la unidad operativa de carácter ejecutivo. A cada una de las partes de una repartición que tiene funciones peculiares y diferenciadas del resto se las denomina "sector".
ARTÍCULO 9° - Generación y/o modificación de reparticiones y/o sectores: La Administración Central del sistema GDE determinará los criterios para la carga de reparticiones. Los Administradores Locales definirán la necesidad o no de generación de sectores. Las modificaciones de las estructuras se realizarán de oficio por la Administración Central, o por solicitud de la máxima autoridad del organismo.
CAPÍTULO IV: USUARIOS
ARTÍCULO 10° - Solicitud. Procedimiento. Obligaciones. Criterios de carga: La solicitud de usuarios se regirá por el siguiente procedimiento:
- La Administración Central generará la estructura de reparticiones y efectuará la carga de usuarios.
- El Administrador Local coordinará la habilitación de los usuarios que le corresponden y es responsable de administrar los usuarios y sectores en sus reparticiones.
- Las áreas de recursos humanos de cada organismo informarán a su Administrador Local sobre las modificaciones de usuarios.
- El Administrador Local podrá realizar las modificaciones que se encuentren dentro de sus reparticiones administradas.
- El código y clave de usuario otorgados por la Administración Central habilitarán a los usuarios a operar el sistema.
- La clave de acceso es personal, secreta e intransferible. Las transacciones, comunicaciones y documentos oficiales efectuados y/o firmados por el usuario se presumen realizados por él.
- El usuario es responsable por el uso indebido o inadecuado del sistema.
- Una vez habilitado, es responsabilidad del usuario la revisión de su Escritorio Único, considerándose como notificación fehaciente.
- Todo usuario/a tiene la atribución de actuar como fedatario para incorporar documentación de terceros, siendo responsable de verificar su veracidad.
- El Líder Coordinador realiza el relevamiento inicial, los movimientos de alta/baja y los sellos (cargos) y busca los usuarios.
ARTÍCULO 11° - Notificaciones: Los/las usuarios/as tendrán la obligación de informar en el sistema GDE un correo electrónico laboral oficial (@santacruz.gob.ar o dominio que oficialmente utilice la repartición).
ARTÍCULO 12° - Deber de fidelidad y confidencialidad: Los/las usuarios/as deben observar el deber de fidelidad y de estricta confidencialidad respecto a las tareas asignadas.
ARTÍCULO 13° - Capacitación: Los/las usuarios/as tendrán acceso a cursos de capacitación coordinados por la Subsecretaría de Función Pública o el organismo que la reemplace.
ARTÍCULO 14° - Soporte técnico: Los/las usuarios/as serán asistidos por el Administrador Local que les corresponda. También podrán evacuar sus inquietudes mediante el correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
ARTÍCULO 15° - Actuación de oficio: La Administración Central del sistema GDE podrá actuar de oficio con el objeto de dar cumplimiento a lo previsto en el presente reglamento.
TÍTULO II: DOCUMENTOS OFICIALES ELECTRÓNICOS
CAPÍTULO I: MÓDULO GEDO
ARTÍCULO 16° - Uso del módulo GEDO: Todos los documentos oficiales deben ser creados, registrados, firmados y archivados utilizando el módulo GEDO.
ARTÍCULO 17° - Tipos de documentos: La Administración Central es responsable de habilitar y configurar los tipos de documentos en el módulo GEDO según las necesidades.
ARTÍCULO 18° - Archivos adjuntos: El sistema permite adjuntar archivos de trabajo (informales) y archivos embebidos (oficiales).
ARTÍCULO 19° - Digitalización e incorporación de documentos: Los documentos en papel presentados deben ser digitalizados como documentos GEDO importados y se incorporan con la firma de un agente público que certifica su autenticidad.
ARTÍCULO 20° - Proceso de digitalización: Se debe digitalizar los documentos con cuidado para preservar su integridad y legibilidad.
ARTÍCULO 21° - Documentos de terceros: Para los documentos presentados por terceros se utilizará el tipo de documento GEDO correspondiente.
ARTÍCULO 22° - Documentos propios: Los documentos generados internamente se incorporarán al sistema según las indicaciones de cada trámite.
ARTÍCULO 23° - Eficacia y valor probatorio: Los documentos generados en formato electrónico a través del módulo GEDO tendrán la misma validez y eficacia probatoria que sus equivalentes en papel.
CAPÍTULO II: FIRMA DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 24° - Firmante: Los documentos GEDO pueden ser firmados por usuarios que actúen como fedatario, autor o coautor, o como responsable legal.
ARTÍCULO 25° - Conformidad de documentos: La conformidad de un trámite se registrará en un nuevo documento que haga referencia al número GEDO que se está confirmando.
ARTÍCULO 26° - Certificado o Token: Los documentos pueden ser firmados con Certificado o Token. Aquellos destinados a aplicaciones fuera de la Administración Pública Provincial deben ser firmados exclusivamente con Token.
CAPÍTULO III: RESERVA DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 27° - Generación: Para crear un documento reservado, la repartición interesada debe elaborar un informe que especifique el tipo de documento, el trámite, la normativa que lo fundamenta, y los usuarios/sectores que pueden acceder. Este informe debe ser firmado por un funcionario de rango no inferior a Director Provincial y remitido a la Administración Central.
CAPÍTULO IV: COPIA DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 28° - Copias de documento electrónico: Todo documento electrónico podrá ser impreso en soporte papel. La impresión deberá llevar un sello con la leyenda "ES COPIA FIEL DEL FIRMADO DIGITALMENTE" y la firma ológrafa de un funcionario competente.
CAPÍTULO V: ARCHIVO
ARTÍCULO 29° - Resguardo: Los documentos en papel presentados deben ser digitalizados y resguardados, identificándolos con el número GEDO. Los objetos o documentos no digitalizables deben ser resguardados e identificados con el número de expediente. Las Mesas de Entradas y Salidas serán responsables del archivo y guarda.
TÍTULO III: DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS
CAPÍTULO ÚNICO: TRAMITACIÓN
ARTÍCULO 30° - Identificación: Los expedientes electrónicos se identificarán con los siguientes datos: Código (EX), Año, Número (GDE de ocho dígitos), Ecosistema GDE, Sigla de la repartición iniciadora, Descripción del motivo, y Fecha de alta.
ARTÍCULO 30° - Caratulación: Todo expediente deberá caratularse conforme al nomenclador de trámites.
ARTÍCULO 31° - Estados: Los estados del expediente son: iniciación, tramitación, subsanación, comunicación, ejecución, en resolución, guarda temporal y archivo.
ARTÍCULO 32° - Tipos de tramitación:
- Asociación: Relaciona expedientes solo para consulta.
- Fusión: Agrupa varios expedientes en uno, perdiendo los fusionados su individualidad.
- Tramitación conjunta: Vincula un grupo de expedientes temporalmente sin que pierdan su individualidad.
- Tramitación en paralelo: Permite el trabajo simultáneo en un mismo expediente por parte de varios receptores.
ARTÍCULO 33° - Subsanación de errores materiales: La subsanación permite corregir la vinculación errada de un documento, lo cual debe ser justificado con un acto administrativo.
ARTÍCULO 34° - Vista de expediente electrónico: Para garantizar la accesibilidad, los organismos deben permitir la exhibición en pantalla, la remisión por correo electrónico o la copia en un dispositivo extraíble al interesado.
ARTÍCULO 35° - Guarda temporal y archivo definitivo: Concluidas las actuaciones, el expediente se enviará a guarda temporal, donde estará disponible solo para consulta. Agotado el tiempo de guarda, se remitirá a archivo definitivo, donde su consulta será permanente.
PORTO JORGE ANDRÉS
Secretario de Estado
Secretaría de Estado de Modernización e Innovación Tecnológica
Ministerio Jefatura de Gabinete de Ministros
